Kundkännedom

Företaget ska känna sin kund utifrån de krav som penningtvättsregelverket ställer. Det gör företaget genom att bland annat vidta åtgärder för att identifiera sin kund och verklig huvudman om sådan finns. Företaget måste också inhämta information och upplysningar för att förstå hur kunden vill använda företagets produkter och tjänster.

Risken för att företagets verksamhet kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism är avgörande för hur omfattande kundkännedomen ska vara.

Företaget ska anpassa sina åtgärder och rutiner för att uppnå kundkännedom utifrån den specifika risk kunden utgör och vilken risk företaget anser finns för att det kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Risken är olika beroende på om kunden är en fysisk eller juridisk person, risken kan även variera inom kundtyperna.

Det kan således finnas olika rutiner mellan olika företag även om de verkar inom samma bransch.

Huvudregeln är att ett företag behöver ha grundläggande kundkännedom om sina kunder. För ett företag som ska ingå en affärsförbindelse med en kund innebär grundläggande kundkännedom att företaget ska vidta åtgärder för att:

• identifiera kunden,
• kontrollera eventuell verklig huvudmans identitet, och
• inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art.

För ett företag som utför en enstaka transaktion åt en kund innebär grundläggande kundkännedom att företaget ska vidta åtgärder för att: 
 

• identifiera kunden och
• kontrollera eventuell verklig huvudmans identitet.

Vid en affärsförbindelse, dvs. förbindelse med viss förväntad varaktighet, ska företaget upprätta kundkännedom när:
 

• affärsförbindelsen etableras och
• det finns osäkerhet om tillförlitligheten eller tillräckligheten av tidigare mottagna uppgifter om kundens identitet.

För företag som erbjuder produkter och tjänster som inte innebär att en affärsförbindelse uppkommer, enstaka transaktioner, ska företaget upprätta kundkännedom vid:
 

• enstaka transaktioner som uppgår till ett belopp om motsvarande minst 15 000 euro
• transaktioner som understiger ett belopp motsvarande 15 000 euro men som kan antas ha samband med en eller flera andra transaktioner och som tillsammans uppgår till minst detta belopp samt
• osäkerhet om tillförlitligheten eller tillräckligheten av tidigare mottagna uppgifter om kundens identitet.

Om det finns misstankar om penningtvätt eller finansiering av terrorism och oberoende av om det handlar om en enstaka transaktion eller en affärsförbindelse ska företaget vidta åtgärder för att uppnå kundkännedom oavsett eventuella undantag, befrielser eller tröskelbelopp.

Huvudregeln är att ett företag ska ha skaffat sig kundkännedom innan det etablerar en affärsförbindelse eller innan den enstaka transaktionen utförs.

Det finns situationer enligt lag då identitetskontrollen får genomföras senare. Några transaktioner eller motsvarande får dock inte genomföras av företaget förrän kundkännedomsprocessen är avslutad.

Kundkännedomen ska dock alltid slutföras i nära anslutning till att förbindelsen har etablerats. Men om identitetskontrollen sedan inte kan genomföras ska affärsförbindelsen avslutas.

Vissa situationer innebär en högre risk för penningtvätt och finansiering av terrorism och då krävs mer omfattande åtgärder och rutiner. Skärpta åtgärder för kundkännedom ska även vidtas i de situationer där företaget i sin riskbedömning har bedömt att en viss kund, produkt eller tjänst medför hög risk för penningtvätt och finansiering av terrorism.

Företaget ska utforma rutiner för hur kundkännedomen ska uppnås i dessa situationer. I penningtvättslagen 2 kap. 6 § regleras tre situationer specifikt där ytterligare åtgärder krävs, om inte omständigheterna i det enskilda fallet visar motsatsen. Dessa situationer är när:

• en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion utförs på distans
• en affärsförbindelse inleds eller en enstaka transaktion utförs åt en person i politiskt utsatt ställning (PEP) som är bosatt utomlands (se avsnitt 4), samt
• det är en förbindelse mellan ett svenskt kreditinstitut och ett kreditinstitut med hemvist utanför EES (se avsnitt 5)

Undantaget innebär att företaget inte behöver ha rutiner för grundläggande kundkännedom och fortlöpande uppföljning av affärsförbindelsen.

Viss information om kunden måste företaget, trots undantaget, dock alltid skaffa för att kunna uppfylla lagens övriga krav. Bland annat ska företaget göra en förenklad kontroll av kundens identitet, se nästa fråga.

Företaget ska ha ett system för att kunna besvara frågor från myndigheter och företaget måste kunna kontrollera om kunden omfattas av ett undantag även medan affärsförbindelsen pågår. Dessutom ska företaget granska och rapportera misstänkta transaktioner till Finanspolisen.

Om risken i det enskilda fallet bedöms som hög ska alltid skärpta åtgärder vidtas även om situationen omfattas av undantag. Detsamma gäller om det finns misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism.

Trots undantaget måste företaget ändå fastställa rutiner för en förenklad kontroll av kundens identitet genom att, när det gäller fysiska personer:

• skaffa uppgift om kundens namn, personnummer eller motsvarande och adress, samt
• kontrollera uppgifterna mot externa register, intyg och annan dokumentation eller motsvarande.
  

När det gäller juridiska personer ska företaget kontrollera en kunds identitet på ett lämpligt sätt. Därutöver ska företaget även kontrollera identiteten hos den juridiska företrädaren genom att:

• skaffa information om hans eller hennes namn och personnummer eller motsvarande samt
• kontrollera uppgifterna mot den juridiska personens registreringsbevis, externa register, identitetshandling för företrädaren eller annan motsvarande handling.
  

En affärsförbindelse ska inte etableras och transaktioner ska inte genomföras. Huvudregeln när det gäller nya kunder är att kontroll av kundens och den verkliga huvudmannens identitet ska slutföras innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion utförs.

Det finns dock två undantag från huvudregeln. Det ena undantaget är att identitetskontroll av förmånstagare av livförsäkring inte behöver göras förrän i samband med första utbetalningen av försäkringsersättningen eller när annan rättighet enligt försäkringsavtalet utnyttjas för första gången.

Det andra undantaget är om det är nödvändigt för att inte avbryta verksamhetens normala gång och risken för penningtvätt och finansiering av terrorism är låg. I det sistnämnda fallet får kontrollen göras senare, men den ska alltid slutföras i nära anslutning till att förbindelsen har etablerats.

Om kundkännedom i detta fall inte uppnås och en affärsförbindelse redan har etablerats, så ska den avslutas. Även enstaka transaktioner inom affärsförbindelsen ska nekas, om företaget misstänker att transaktionen avser medel som kommer från brottslig verksamhet.

Företaget får förlita sig på en tidigare genomförd identifiering av kunden även om den har utförts av en utomstående. Utomstående kan till exempel vara banker, värdepappersbolag, fondbolag, försäkringsförmedlare eller försäkringsbolag.

Ovanstående gäller dock endast i de situationer då kunden identifieras enligt kravet på grundläggande kundkännedom. Det betyder att när kunden omfattats av krav på skärpt kundkännedom får företaget inte förlita sig på den utomståendes uppgifter.

En ytterligare förutsättning för att företaget ska kunna förlita sig på den utomståendes åtgärder är att företaget på begäran och utan dröjsmål kan få del av uppgifterna om kunden som den utomstående har skaffat. Även om företaget kan förlita sig på den utomståendes uppgifter kvarstår det slutliga ansvaret för att kraven på kundkännedom är uppfyllda hos det företag som har förlitat sig på en utomstående.

De olika riskfaktorerna ska bemötas med lämpliga åtgärder för att minimera de olika riskerna. Företaget måste ha rutiner för hur kundkännedom skaffas om PEP och hur dessa affärsförbindelser får ingås samt vilka rutiner som ska följas när kunden blir kund genom ett distansförfarande.

Utifrån riskbedömningen ska företaget således bestämma vilka åtgärder som krävs för att det ska kunna möta den risk som denna kund utgör.

Samma krav på kundkännedom gäller, oavsett om kunden är kund hos ett annat finansiellt företag eller inte.