Granskning av transaktioner och fortlöpande uppföljning

Den fortlöpande uppföljningen innebär att ett företag hela tiden ska följa pågående affärsförbindelser.

Detta görs genom att företaget kontrollerar och dokumenterar att de transaktioner som kunden utför stämmer överens med den kunskap som företaget har om kunden, dennes affärs- och riskprofil och, om det behövs, varifrån kundens pengar kommer.

Eventuella handlingar, uppgifter och upplysningar rörande kontrollen ska hållas aktuella. På detta vis säkerställer företaget att det löpande har aktuella uppgifter om kunden och god kännedom om affärsrelationen.

Om kunden ingår avtal om ytterligare produkter eller tjänster eller kunden gör en transaktion som inte stämmer överens med vad företaget känner till om kunden kan företaget behöva uppdatera sin kundkännedom.

Alla åtgärder som vidtas för att uppnå kundkännedom, inklusive information som skaffats genom den löpande kundrelationen, ska dokumenteras och sparas i minst fem år. Tiden ska räknas från det att åtgärderna utfördes eller, i de fall då en affärsförbindelse har etablerats, affärsförbindelsen upphörde.

Ett företag ska granska transaktioner som det misstänker eller har skälig grund att misstänka utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism. Syftet med granskningen är således att upptäcka misstänkta transaktioner.

Företaget ska uppmärksamma och granska sådana transaktioner som kan anses innebära särskild risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Det kan till exempel vara komplicerade eller ovanligt stora eller omfattande transaktioner eller transaktioner som inte förefaller ha något eko-nomiskt eller påvisbart ekonomiskt syfte.

Observera att företaget är skyldigt att granska transaktioner både när det handlar om en enstaka transaktion och när det handlar om transaktioner inom en affärsförbindelse.

Företaget får när det handlar om penningtvätt och finansiering av terrorism, i vissa fall, behandla och föra register som gäller utöver personuppgiftslagen.

Informationen i det register, som ett företag har upprättat för att uppfylla uppgifts- och granskningsskyldigheten och för att kunna förhindra att medverka vid transaktioner som utgör penningtvätt eller finansiering av terrorism, ska gallras senast tre år efter att misstanke har uppstått.

Företaget ska därutöver ha ett system för att snabbt och fullständigt kunna lämna upplysningar om huruvida företaget under de senaste fem åren haft en affärsförbindelse med en viss person och, om så skulle vara fallet, om förbindelsens art.

Dessutom bör företaget spara den dokumentation om åtgärder och beslut, som företaget har gjort vid en granskning av misstänkta transaktioner, i minst tre år efter en granskningsåtgärd.

Ett företag har i alla situationer, oavsett undantag eller inte, har en skyldighet att granska misstänkta transaktioner. Undantaget gäller enbart den löpande uppföljningen av kundkännedomen och inte granskningen av misstänkta transaktioner.